ZNACZENIE KIEROWANIA

Posługuję się tu terminem „kierowanie”, bo dość powszechnie stoso­wany termin „kierownictwo” jest dwuznaczny. W mowie potocznej ozna­cza on bądź to czynność kierowania (taką rolę gra on np. w nazwie zna­nego Towarzystwa Naukowego Organizacji i Kierownictwa), bądź też rzecz — grupę ludzi kierujących czymś (jak w wyrażeniu: „kierownictwo partii i rządu powzięło decyzję!”). Dążąc do unikania w miarę możności takich dwuznaczności zaproponowałem [Zieleniewski 1967a, s. 380] stosowa­nie tego terminu wyłącznie w znaczeniu rzeczowym i posługiwanie się w znaczeniu czynnościowym wyrazem „kierowanie”: tak też słów tych używam w niniejszej książce. Podobnie termin „zarząd” będzie dla nas oznaczał grupę ludzi zarządzających („zarządców”, której w instytucjach socjalistycznych nie należy identyfikować z pejoratywnie pojmowanymi „menedżerami”), a ich typową funkcję nazwiemy „zarządzaniem” (5.1.5.). Możemy więc stwierdzić, że:Przez kierowanie w znaczeniu ogólnym rozumiemy jw. dzia­łanie zmierzające do spowodowania funkcjonowania innych rze­czy, zgodnego z celem tego, kto nimi kieruje. Przez kierowanie w węższym znaczeniu, ściślej „kierowanie ludźmi”, rozumiemy zaś (w organizacji formalnej) działanie zmie­rzające do spowodowania działania innych łudzi zgodnego z ce­lem tego, kto nimi kieruje. W organizacji nieformalnej ten sam rodzaj działania nazywamy przewodzeniem lub przywództwem.

ZARZĄDZANIE

Aby łatwiej wniknąć w pierwszą sprawę, dobrze jest ułożyć sobie dwa łańcuchy pojęć, w których każde następne pojęcie jest przypadkiem poszczególnym poprzedniego. Niektóre z nich już znamy.Znajdowanie się rzeczy w stanie dającym się zazwyczaj określić przez opisanie jej stosunku do innej rzeczy lub do części jej samej = zachowanie się.Zachowanie się rzeczy, o którym się mniema, że jest przy­czyną zachowania się innej rzeczy = oddziaływanie pierwszej z nich na drugą.Oddziaływanie rzeczy na inną rzecz (zwykle za pomocą ja­kiejś trzeciej rzeczy), zmierzające do osiągnięcia skutku zamie­rzonego przez istotę, która może zachowywać się umyślnie = = sterowanie. Drugi łańcuch zaczyna się od pojęcia „oddziaływa­nie” i obejmuje:Oddziaływanie dowolne i zmierzające do celu = działanie.Działanie zmierzające do spowodowania, aby inna rzecz zachowywała się, a w szczególności funkcjonowała zgodnie z za­mierzeniem działającego (lub inaczej: sterowanie będące działa­niem, czyli wykonywane przez istotę obdarzoną świadomością lub podświadomością) = kierowanie w znaczeniu ogólnym.Kierowanie w znaczeniu ogólnym, którego celem jest spo­wodowanie cudzego działania zgodnego z zamierzeniem kierują­cego = kierowanie w węższym znaczeniu, czyli kierowanie ludź­mi (a w prakseologii oraz w prakseologicznej teorii organizacji zarządzania krótko: kierowanie).

WSPÓŁISTNIEJĄCE ZE SOBĄ INSTYTUCJE

Współistniejące z sobą jednostki organizacyjne różnią się od siebie z reguły m. in. stopniem sformalizowania. Bardziej sfor­malizowane są zarazem „bardziej widoczne”, choć ze względu na właściwe im cele nie zawsze funkcjonują bardziej skutecznie. Gdy rozpatrujemy współistnienie dwu jednostek organizacyjnych o róż­nym stopniu sformalizowania, mamy tendencję o bardziej sfor­malizowanej mówić jako o „formalnej jednostce organizacyjnej”, podczas gdy mniej formalną jesteśmy skłonni określać jako „nie­formalną”. Wrócimy do tego zagadnienia niżej (5.4.6.) rozpatrując wytycz­ne odnoszenia się kierowników instytucji bardziej sformalizowa­nych do współistniejących z nimi instytucji mniej sformalizowa­nych (małych grup „nieformalnych”).  Mówiąc o „znaczeniu” kierowania mamy na myśli dwie zu­pełnie różne sprawy: treść (sens) terminu kierowanie i jego po­chodnych z jednej strony oraz ważność czynności kierowania i ro­lę spełnianą przez tę czynność w procesie działania zbiorowego z drugiej.

CELE GRUPOWE

Jedne więc są, a inne nie są instytucjami. Spośród pierw­szych jedne odznaczają się w rzeczywistości (znów niezależnie od stopnia uświadomienia sobie tego przez członków) wyższym, inne niższym stopniem zorganizowania, różnią się od siebie także stop­niem świadomości, z jaką zarówno cele grupowe, jak i stosunki | organizacyjne odbijają się w umysłach członków. A same cele grupowe? Niektóre grupy mogą mieć cele wspól­ne z innymi (np. ostateczny cel, do którego zmierzają takie insty­tucje, jak prezydium rady narodowej, partia, związek zawodowy, gmina miejska i cały naród polski, jest wspólny, a wyraża go i najlepiej podstawowe prawo ekonomiczne socjalizmu, chociaż spo­soby lub zakresy działania poszczególnych instytucji w dążeniu do tego celu różnią je od siebie). Inne grupy mają cele niezależne \ od pozostałych (np. niewiele wspólnego znajdziemy między bez­pośrednimi celami kółka muzycznego a celami kopalni węgla; cele te nie są jednak niezgodne). Jeszcze inne grupy mają cele na ogół niezgodne z celami jednostek organizacyjnych, w których powsta­ją; nazywamy takie grupy „klikami”.

LUDZIE WCHODZĄCY W SKŁAD GRUPY

Każdy z nich jest także członkiem swe jej rodziny. Niektórzy (np. A, C, F i H) byli razem w wojsku, mają wspólne wspomnienia z tego okresu i to stwarza między nimi jakąś szczególną więź soli­darności. Jeszcze inni (np. C, D, G, I) są zapalonymi brydżystami albo członkami lub kibicami jakiegoś klubu sportowego, albo zbie­rają razem znaczki pocztowe, są aktywistami koła ekonomicznego lub tp. Na koniec A kocha się w F, a pomiędzy paniami B, F i J wytworzyła się sympatia większa niż w stosunku do innych i lu­bią chodzić razem do kawiarni albo utworzyły trio instrumental­ne, albo mają wspólne zainteresowania, bo wymieniają między sobą informacje o pielęgnowaniu niemowląt, albo łączy je jeszcze coś innego.W ten sposób — poprzez ludzi wchodzących w skład różnych grup społecznych — grupy te przeplatają się z sobą; jedne mieszczą się w drugich, inne krzyżują się wzajemnie. Niektóre z tych grup mają określone (niekoniecznie uświadamiane przez człon­ków) własne cele grupowe, w innych niełatwo by było takie cele określić.

SPOJRZENIE NA INSTYTUCJĘ

W rzeczywistości z reguły współistnieją ze sobą różne insty­tucje o różnym stopniu formalizacji. Współistnienie polega przy tym nie tylko na przestrzennym przenikaniu się, lecz także na tym, że wszyscy lub niektórzy członkowie jednej instytucji wcho­dzą jednocześnie w skład zespołów innych instytucji, a przynaj­mniej innych grup społecznych. Aby się o tym przekonać, spróbujmy spojrzeć na jakąś znaną nam instytucję. Przyjmijmy, że pracuje w niej 10 osób: ob. ob. A. B, C, D, E, F, G, H, I i J. Każda z nich jest uczestnikiem tej in­stytucji. Ale każda z nich jest jednocześnie uczestnikiem innych instytucji, np. związku zawodowego pracowników, mieszkańców miejscowości X, narodu polskiego. Niektórzy pracownicy (np. oby­watele A, B, C i D) są ponadto członkami innej jeszcze instytu­cji — Polskiej Zjednoczonej Partii Robotniczej lub, mówiąc ści­ślej, odpowiedniej partyjnej komórki organizacyjnej. Inni (np. E, F, G, H) są członkami instytucji zwanej Kościołem Katolickim.

MAŁE GRUPY

„Małe grupy” to przecież też instytucje. Skoro istnieją i utrzymują się, to coś niecoś musi w nich być sformalizowane, choć oczywiście „system znaków tre­ści”, w który to coś jest ujęte, nie musi być utrwalony w postaci zwolna tylko zmieniających się „znaczników”. Mogą to być słowa, a nawet wypowiedzi, które dopiero łącznie z tonem głosu, wy­razem twarzy lub gestem uzyskują właściwe znaczenie.Wiemy już, że grupy „nieformalne”, choć „małe”, mają jed- dnak bardzo wielkie znaczenie w nieformalnej strukturze organi­zacyjnej. Socjologowie poświęcili im, i słusznie, niemało miejsca w swych dziełach. Ponieważ nazwa ich już jest utarta, nie bę­dziemy i my silili się na jakąś nową. Cudzysłów będzie nam jed­nak przypominał, że przy naszym sposobie rozumienia organizacji nieformalnej w znaczeniu atrybutowym jako części tylko organi­zacji całkowitej, grupy „nieformalne” to w istocie grupy o bar­dzo niskim stopniu formalizacji. Interesująca analiza tej problematyki (nie uwzględniająca jed­nak tak silnie, jak my to tu czynimy, stopniowalności organizacji nieformalnej) — zob. [Kurnal 1967].

W NASZYCH WARUNKACH

Można chyba zaryzykować hipotezę, że w naszych polskich warunkach struktury organizacyjne dość daleko odbiegają od „typu idealnego” struk­tury technicznej (choć zwolna się do niego zbliżają), warunki otoczenia są mało ustabilizowane, a więc zmienne, a charakter narodowy cechuje skłonność do improwizacji i umiejętności improwizowania (5.4.1.). Tak więc nie maksymali zacja ani minimalizacja, lecz optyma­lizacja stopnia formalizacji ze względu na konkretną sytuację organizacyjną sprzyja maksymalizacji sprawności funkcjonowania.Szczegóły i przykłady w tej sprawie zob. [Zieleniewski 1967a, s. 173—178].Organizacji nieformalnej ex definitione nie można — ale też nie potrzeba — umyślnie tworzyć. Tworzy się ona spontanicznie pod wpływem rzeczywistych potrzeb instytucji, a także pod wpły­wem organizacji formalnej ustanowionej przez organizatora.Używając wyżej terminu grupa „nieformalna” (4.5.1.) wziąłem drugą część tego wyrażenia w cudzysłów.

ZAUWAŻALNY PROCES

Proces ten zauważają też badacze zachodnioeuropejskich instytucji gospodarczych: „ludzie zajmujący się rachunkowością zakładową wyka­zywali tendencję do brania na siebie” — pisze J. Woodward [1965, s. 113] — „odpowiedzialności za końcowe rezultaty, która właściwie na nich nie spoczywa; widzieli orii swoją rolę jako obejmującą raczej kontrolę i sank­cjonowanie niż pomaganie i obsługiwanie”. Stopień formalizacji organizacji należy oceniać zawsze w za­leżności od konkretnej sytuacji, przede wszystkim zaś w zależno­ści od tego, jaki typ więzi organizacyjnej przeważa lub powinien przeważać w danej instytucji, jaki jest stopień zmienności warun­ków otoczenia i jakie są psychiczne predyspozycje uczestników zespołu instytucji (głównie — lecz nie wyłącznie — jej rdzenia). Im struktura organizacyjna instytucji bliższa typu „technicz­nego”, im, mniej zmienne warunki otoczenia i im mniej uczestni­cy zespołu zdolni są do improwizacji, tym bardziej postępująca formalizacja sprzyja sprawności funkcjonowania i na odwrót.

MNIEJSZA I WIĘKSZA FORMALNOŚĆ

Im organizacja mniej formalna, tym jpardziej elastyczna, zdolna do przystosowania się do zmian w potrzebach członków i warun­kach otoczenia, ale zarazem tym mniej trwała, wymagająca tym więcej improwizacji i narażona na tym większe straty, gdy jedni uczestnicy zespołu nie wiedzą dokładnie, co inni robią lub co po­winni robić.Im organizacja bardziej sformalizowana, tym w zasadzie trwal­sza, tym mniej wymaga improwizacji, tym mniej narażona na straty z powodu braku koordynacji działań uczestników, ale tym sztywniejsza, mniej zdolna do przystosowywania się do zmienia­jących się potrzeb życia oraz bardziej narażona na „przerastanie środków ponad cele”. Zbyt w stosunku do optymalnego niski udział nieformalnych stosunków organizacyjnych w organizacji całkowitej, czyli prze- formalizowanie struktury organizacyjnej pociąga za sobą, jako wyraz przerastania środków ponad cele w szczególności, skłon­ność pomocniczych i regulujących jednostek organizacyjnych do „autonomizacji” (por. 3.1.3.), będącej zarazem konsekwencją nie­dostrzegania ich własnego kręgu zewnętrznego (4.1.5.) przez ich kierowników.